退職挨拶メールを送るべきなのか、気になる人もいるのではないでしょうか。
結論からいいますと、退職挨拶メールは送ったほうがいいです。お世話になった先輩や同僚はもちろん、一緒に進めてきた他部署や社外の人にも感謝の気持ちを伝えることで、クリーンな印象を与えるからです。
一方で、退職挨拶メールを送るタイミングは、社内と社外によって異なります。
- 社内は最終出勤日
- 社外は14日前
というのも、社外では取引先を訪問して後任者の紹介や挨拶が必要なケースもあるため、早めに行う必要があるからです。
この記事では、退職挨拶メールを送るタイミングや、5つの心がけたいことについてまとめました。記事の後半では「そのまま使える例文」も公開していますので、気になった方は最後まで読んでみてください。
退職挨拶メールを送るタイミングはいつ？
退職挨拶メールを送るタイミングは、社内と社外によって異なります。具体的には以下の通りです。
- 社内は最終出勤日
- 社外は14日前
社内は最終出勤日
社内の従業員や職員には、最終日に送りましょう。
このとき、なるべく「相手が業務に支障をきたさない時間帯に送る」と好印象です。具体的には、定時1時間前に送るのがいいでしょう。
また、退職日までに有給を消化するのであれば、最終出社日に送るとよいです。
ただし、企業や施設によって社内規定などで独自のルールが定められているケースもあります。わからなければ、上司や先輩にあらかじめ確認しましょう。
社外は14日前
社内が最終出社日であるのに対し、社外はなるべく早めに知らせることが大切です。具体的には、14日前といったところでしょうか。
というのも、取引先へ後任者を紹介したり引継ぎを行ったりする必要があるため。失敗によって会社の信用を失わないためにも、早めに送りましょう。
退職挨拶メールを送るときに心がけたいこと
続いて、退職挨拶メールを送る時に心がけたいことは、以下の5つです。
- 簡単に書く
- 一斉に送るときは相手をBCCに、TOを自分に
- 本当の退職理由や転職先を書かない
- 特に多く関わった人には個別に送る
- 退職後の連絡先の記載はどちらでもいい
簡単に書く
1日に何百件ものメールが届くという人も多いです。長文だと読むのに時間がかかるので、下記について簡単に書くことをおすすめします。
- 最終出社日はいつか
- お礼の言葉
- 結びのあいさつ
また、社外に送るときは下の2つも記載しましょう。
- 退社日を明記する
- 後任者の紹介（名前、メールアドレス）
一斉に送るときは相手をBCCに、TOを自分に
「送る相手が多い」という人は、一斉送信機能を活用しましょう。「失礼にならないか」と不安に感じる方もいると思いますが、特に問題ありません。
とはいえ、社外の人へ一斉に送る場合は、注意が必要です。面識のない人同士のアドレスがわかり、トラブルに発展する恐れがあるためです。
そのため、送りたい相手を「BCC」に入れ、「To」には自分のアドレスを入れましょう。他の人にアドレスをアドレスを知られないように配慮する意図があります。
本当の退職理由や転職先を書かない
本当の退職理由や、転職先について書くのは控えましょう。というのも、残る従業員や職員に不快な思いをさせる可能性があるからです。
どんな理由であれど、あいさつメールでは「一身上の都合」とするのをおすすめします。もちろん、親しい相手への個別メールには、本当の理由を添えてもいいでしょう。
特に多く関わった人には個別に送る
上司や先輩など、特に多くかかわった人には、感謝の気持ちを伝えるためにも個別で送りましょう。お礼はもちろん、思い出話も添えることで、受け取った側もポジティブな気持ちになれます。
会社に不平不満があったとしても、辞めるときに好印象を残せるよう、全体を通してポジティブ内容にしましょう。
退職後の連絡先の記載はどちらでもいい
退職後の連絡先を書くか否かは、特に決まっていません。辞めた後も関係を続けたいのであれば、連絡先を書いておくことでその思いが伝わるでしょう。
加えて、退職後も連絡が取れれば困ったときに問い合わせられるため、安心する職員もいるかもしれません。
一方で、仕事が原因でうつ病を患うといったときに、無理して明かす必要はありません。臨機応変に対応しましょう。
【そのまま使える】退職挨拶メールの例文【相手別】
退職挨拶メールの例文を、以下のように相手別で紹介します。
- 社外向け
- 社内向け（一斉送信）
- 社内向け（個別）
社外向け
退職のご挨拶（△△株式会社 山田）
株式会社◇◇ 〇〇様
いつも大変お世話になっております。
△△株式会社 山田です。
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により◎月◎日を持って退社することになりました。
〇〇様にはいろいろとお力添えをいただき、改めて御礼申し上げます。
後任は同じ部署の✕✕が務めさせていただきます。
後日改めて✕✕がご挨拶に伺いますので、これまでと変わらぬご指導のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでの挨拶となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。
最後になりましたが、貴社のご発展と〇〇様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。
山田
社内向け（一斉送信）
退職のご挨拶（山田）
お疲れ様です、営業部の山田です。
私事で恐縮ですが、一身上の都合により〇月末で退社することになり、本日が最終出社日となりました。
直接ご挨拶に伺うべきところですが、メールでの挨拶となり大変申し訳ございません。
入社して△年間、いたらぬ点も多かったと思いますが、本当にお世話になりました。
皆様の温かい叱咤激励の言葉、本当に感謝しております。
業務を通じて壁に当たることもありましたが、毎日を前向きに過ごせたのは皆様のおかげです。
この会社で培った経験を、今後も活かして頑張りたいと思っています。
最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。
山田
社内向け（個別）
退職のご挨拶（山田）
〇〇事業部〇〇課 ✕✕様
お疲れ様です。営業部の山田です。
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により△月末で退社することになり、本日が最終出社日となりました。本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところですが、メールでの挨拶となり大変申し訳ありません。
部長には入社当初から営業のノウハウや社会人としての心得を教えていただき、感謝してもしきれないことばかりです。今後も部長から教えていただいたことを糧にし、活かしていきたいと思っております。
退職後の連絡先は以下になります。
なにかありましたらご連絡いただけると幸いです。
メール：
携帯：
最後になりましたが、××部長のさらなるご活躍を心よりお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。
退職挨拶メールに返信は必要？
退職挨拶メールは形式的な要素もあるため、一斉送信で届いたときは返信しなくて問題ありません。ただし、以下のような場合は、返信して感謝の気持ちを伝えましょう。
- メールが個別で届いた場合
- 一緒に仕事をしていた人
- お世話になった人
- 社外の人でこれからも取引や関係性が継続する場合
退職挨拶のメールを最終出勤日に送っている場合もあるため、翌日に返信しても見てもらえないかもしれません。返信する場合はなるべく早く返しましょう。
退職挨拶メールについてよくある質問
退職挨拶メールについて、よくある5つの質問にお答えします。
- パートやアルバイトを退職するときも送る必要ある？
- 会社都合退職でも送ったほうがいい？
- 社内の人はどこまで送る？
- 社内の人はどこまで送る？
- 菓子折りも必要？
パートやアルバイトを退職するときも送る必要ある？
必須ではありませんが、お世話になった人には最後のシフトで伝えるとよいです。
直接会えない人には、最終出社日にメールで退職の挨拶を送りましょう。
返信の返信は送ったほうがいい？
返信の内容を確認したうえで、必要な場合のみで問題はありません。
会社都合退職でも送ったほうがいい？
倒産やリストラなど会社都合で退職した場合でも、挨拶メールは送った方がよいでしょう。
退職の理由は「一身上の都合」とするなど、込み入った内容はできるだけ避けます。これまでの御礼や今後の報告などを中心とした退職の挨拶メールを送りましょう。
社内の人はどこまで送る？
基本的には、退職の挨拶メールは所属部署と関係部署のみで特に問題はありません。
ただし、小規模な会社で全員と関わる機会がある場合は、全員に送ることをおすすめします。
菓子折りも必要？
菓子折りを用意するのであれば、所属した部署もしくはグループのみでよいでしょう。
退職時の挨拶で「菓子折り」を渡さないといけないというルールはありません。とはいえ、職場の慣習にもよるので、不安であれば上司や同僚に相談するとよいです。
まとめ
この記事では、退職挨拶メールを送るタイミングや心がけたいことについて解説しました。改めて、心がけたいことを振り返りましょう。
- 簡単に書く
- 一斉に送るときは相手をBCCに、TOを自分に
- 本当の退職理由や転職先を書かない
- 特に多く関わった人には個別に送る
- 退職後の連絡先の記載はどちらでもいい
「立つ鳥跡を濁さず」ということわざがあるように、例文を参考にしながら、ポジティブに締めくくれるメールを送ってくださいね。
この記事が少しでも参考になれば幸いです。
