退職願は手書きで書いた方がいい？書くポイントや例とあわせて紹介

このような悩みを抱える方もいるのではないでしょうか。

退職願は、手書きで書くことがマナーとされています。書くときに「縦書き」や「白の便箋と封筒を使う」など多くのマナーが存在するので、事前に踏まえておかないと失礼にあたるかもしれません。

本記事では、退職願を手書きで書くときのポイントとそのまま使える退職願の例文を紹介します。加えて「退職届」「辞表」との違いなどよくある質問についても解説するので、ぜひ参考にしてください。

退職願は手書きで書いた方がいい？

基本的に、退職願は手書きで書くことが推奨されています。手書きの方が誠心誠意が伝わるのはもちろん、日本のビジネスにおけるマナーであるためです。

ただし、IT業界や一部の業種ではパソコンで書いても問題ないケースもあります。実際に、退職願はパソコンで書いても法的効果があるので、厳密にいえばどちらでもかまいません。

とはいえ、やむを得ない事情がない限りは、推奨されている手書きで書くことをおすすめします。

退職願を手書きで書くときの5つのポイント

退職願を手書きで書くときのポイントは、以下の通りです。

白の便箋や封筒を使う

退職願を書くときは白の便箋や封筒を使いましょう。サイズはB5もしくはA4を使い、罫線の有無はどちらでも問題ありません。

なお、いくら白地とはいえコピー用紙を使うのは避けた方がよいでしょう。会社によっては「そこいらにある紙に書いてきた」と悪い印象を持つ可能性があるためです。

逆に、便箋なら「退職願のために用意した」と好印象を持たれやすくなります。誠心誠意を伝えるためにも、白の便箋に書きましょう。

黒のボールペン、もしくは万年筆で書く

退職願は、黒のボールペン、もしくは万年筆で書きましょう。黒字で書くのがマナーであり、第三者に手を加えられたり消されたりするのを避けるためです。

逆に、NGなのは以下のペンです。

修正液を使ったり横線を引いたりするのも、もちろんNGです。間違えたときは再度新しい紙に書き直しましょう。

また、書き直しを防ぐためには、別の紙を用意して本文を下書きしておくとよいです。本文が決まればそのまま清書するだけで済むので、余計な労力と手間を省けます。

縦書きにする

原則として、退職願は縦書きがマナーです。ただし、IT業界やグローバル企業など、英語を多く用いる場合は横書きを指定されるケースもあります。

とはいえ、日本語は縦書きが基本です。そのため、特別な指定がない限りは縦書きにしましょう。

本文の一行前に「私事」と書く

本文の一行前に「私事」と書きましょう。具体的には、「退職願」と本文の間の下側に書くのが基本です。

そもそも、私事には「個人的なこと」という意味があります。文頭に入れることで「今から私のことを話します」と相手に伝え、下側に書くことで「謙虚さ」を表せます。

また、私事と同じ表現で「私議」と書くのを推奨する場合もありますが、原則としてどちらでも問題ありません。いずれにしても、本文の一行前と下側に書くことだけは忘れないようにしましょう。

退職理由は「一身上の都合」にする

退職理由は「一身上の都合」と書くのが基本です。仮に会社への不満や家庭の事情など厳密な理由があるかもしれませんが、退職願に書かなくて問題ありません。

「一身上の都合」は「自分の身の上にある都合」を意味する言葉です。自己都合で退職するなら全ての理由を含んでいるので、この一文で相手に伝わります。

詳しい理由を話しておきたい場合は、退職願を渡す際に直接伝えましょう。

退職日は余裕をもって設定する

退職日は余裕をもって設定する必要があります。退職願が受理されたあと、引継ぎや有休消化などがあるからです。

あまりにも直近過ぎると、会社に迷惑をかけるだけでなく、あなた自身が損するかもしれません。そのため、退職願を出す前に上司と交渉し、合意が取れた日で書くのがベストです。

インクが乾いてから便箋を三つ折りにする

退職願を書いたあとは、インクが乾いてから便箋を三つ折りにして封筒に入れましょう。少なくとも数分は置いて、完全に乾いたか確認したうえで折るのがポイントです。

書いた直後に入れると、折った面にインクが写る可能性があるので、注意してください。

【そのまま使える】退職願の見本

この記事で紹介したポイントを押さえながら、退職願の見本を作成しました。

施設名や退職日などを変更しただけでそのまま使えますので、見ながら書き進めましょう！

また、次の章では「退職願についてよくある質問」をまとめています。

書き進めるうえで疑問に感じたことがあれば、ぜひ参考にしてください。

退職願についてよくある質問

退職願と手書きで書いた場合によくある質問は、以下の通りです。

退職届や辞表とはどう違う？

「退職願」「退職届」は、雇用契約のある一般社員が退職したい場合に提出する書類です。一方「辞表」は、雇用契約のない公務員や取締役など、今の役職を辞退したい場合に提出します。

退職届や辞表との違いは、以下の通りです。

項目	退職願	退職届	辞表
雇用契約	あり	あり	なし（公務員、役員など）
目的	退職の意思表示をするための書類	退職を決定させるための書類	役職を辞退するための書類
効力	決定前なら本人の意思で撤回も可能	効力が強く、撤回できない	効力が強く、撤回できない
提出する場面	退職を申し出たいとき	確実に退職したいとき	確実に役職を辞退したいとき

退職届と辞表は効力が強く、提出した段階で退職・辞職がほぼ確定します。会社がもう一度働いていいと認めない限り、本人の意思で撤回ができません。

そのため、退職する意思が固まっている人が退職届・辞表を提出するケースが多いです。ただし、効力が強いことから、会社との信頼関係が薄いと雰囲気が悪くなる可能性もあります。

逆に、退職願は意思表示をしただけなので、決定するまでは撤回が可能です。また、退職願は会社が受理してくれさえすれば、円満退社がしやすいのも特徴といえます。

会社都合退職の場合も提出する必要はある？

提出する必要はありません。そもそも、退職願は自己都合で退職したい旨を意思表示するための書類です。

よって、本人の意思とは関係なく退職が決定している会社都合の場合は、退職願が必要ありません。加えて、法的義務もないので、会社から提出を求められたとしても断って問題ないです。

会社から「必要ない」と言われたら出さなくていい？

出しておいた方がベターでしょう。万が一トラブルに発展した場合でも、書面に残っていれば大きな証拠となるからです。

実際に、口頭だけだと会社は何とでも言えます。「聞いていない」と言われれば、いつまで経っても退職できないかもしれません。

例え会社と信頼関係が築けていたとしても、思わぬトラブルが起こる可能性があるので、退職願は提出しましょう。

パートやアルバイトでも提出する必要はある？

必要ありません。パートやアルバイトは、口頭で伝えるだけで退職できます。

また、法的に見ても退職願の提出は義務付けられていないので、会社から求められても断って問題ありません。

会社に退職願を受け取ってもらえない場合は？

退職願ではなく「退職届」に変更し、再度提出しましょう。意思表示ではなく「退職する」と言い切った書類になるので、会社は認めるしかありません。

実際に、民法627条では以下のように定められています。

当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる

引用：e-GOV「民法」

要するに、無期雇用である一般社員は、本人の意思で自由に退職が可能というわけです。会社が退職届を受け取った時点で法的効力が発生し、退職が決定します。

ただし、その法的効力を理解しているからこそ、退職届に変更するとなおさら受け取らない可能性も出てきます。

その場合は、労働基準監督署や労働相談センターに相談することを人事に伝えましょう。そして、それでも難しいなら、大変かもしれませんが実際に相談してみてください。

まとめ

退職願は手書きで書くことが推奨されており、「白の便箋と封筒を使う」「黒のボールペン、万年筆で書く」など多くのマナーが存在します。これらのマナーを踏まえて書かないと、失礼にあたるので注意が必要です。

また、自己都合で退職する場合は、会社が「必要ない」と言ってもなるべく提出しましょう。口頭のみだと会社は何とでも言えるので、いつまで経っても退職できないかもしれません。

そして、退職願を受け取ってもらえない場合は、効力の強い「退職届」に変更するのがポイントです。会社を辞めるのは労働者の自由なので、退職の意思を貫く姿勢を伝えましょう。